Seguridad social para independientes: ¿por qué debes saber de esto?

5 Junio 2024

Conocer los pormenores de la seguridad social para independientes en Colombia es clave. Descubre lo esencial que debes saber en tu empresa.

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El pago de seguridad social para independientes es un tema crucial para las empresas que buscan cumplir con las obligaciones legales y brindar un entorno laboral justo y protegido. ¿Buscas saber más información sobre este tema? Descubre todo aquí.

Importancia de la seguridad social para independientes

El marco regulatorio de la seguridad social en Colombia ha experimentado importantes transformaciones que buscan adaptarse a las nuevas dinámicas laborales y la creciente tercerización de servicios. A raíz de ello, la importancia de cumplir las obligaciones de seguridad social se ha magnificado no solo por las implicaciones legales y las sanciones asociadas. También por su impacto en la protección social de los trabajadores independientes.

En términos de cifras, es importante ver la Gran Encuesta Integrada de Hogares (GEIH) de 2023. Aproximadamente, el 30% de la fuerza laboral colombiana está compuesta por trabajadores independientes (DANE, 2024). Muchos de ellos están sujetos a los términos de la seguridad social bajo el régimen contributivo, lo que subraya la urgencia de una administración eficaz y conforme a la ley.

Cálculo de la base de la seguridad social

Para determinar la base de cotización de la seguridad social para independientes, se utiliza el siguiente método:

Determinación de ingresos: se calcula el 40% de los ingresos brutos mensuales del independiente.
Aplicación de tarifas: se aplican las tarifas vigentes para salud (12,5%), pensión (16%) y riesgos laborales (varía según la actividad).

La fórmula para calcular las contribuciones sería, entonces:

Contribución = (ingresos brutos mensuales x 0.40) x tarifa correspondiente

Trámites y procedimientos de seguridad social para independientes

Los trabajadores independientes deben cumplir con varios trámites administrativos, que incluyen:

Inscripción en el sistema de seguridad social a través de la plataforma PILA.
Pago mensual de las contribuciones y realización de ajustes trimestrales si hay variaciones significativas en el ingreso.
Cumplimiento de las actualizaciones legales, como los cambios recientes en las leyes que afectan la base de cotización.

Las empresas, por su parte, deben verificar y documentar adecuadamente que los independientes cumplan con las obligaciones. De este modo, evitan sanciones y garantizan la deducibilidad de esos gastos.

5 consejos para gestionar la seguridad social para independientes

Si tienes una empresa, los siguientes tips te serán de gran ayuda para gestionar este aspecto.

1. La seguridad social para independientes es responsabilidad del tercero

Los trabajadores independientes son los responsables de realizar a tiempo y de forma correcta los aportes a la seguridad social. Deben hacerlo a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). Luego, la empresa hace el documento de soporte para los que no están obligados a facturar.

2. Organiza el papeleo y centraliza las planillas

Es obligatorio que los contratistas presenten su pago de seguridad social a través de la planilla PILA. Pero ahora no se genera una cuenta de cobro. En cambio, la empresa que contrata a terceros debe generar el soporte para los sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.

En otras palabras, el comprador debe realizar este documento para soportar la transacción. La misma da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables por medio de un documento con numeración autorizada por la DIAN.

Por fortuna, existen soluciones para gestionar y organizar este papeleo de forma adecuada. Una de ellas es Pluxee Terceros, antes Nexoz, la plataforma digital que facilita la gestión operativa para el correcto pago de terceros. Esta realiza la consecución de los documentos requeridos por la norma fiscal y de la seguridad social. O sea, RUT, cédula o documento equivalente, y planilla PILA, y los pone a tu disposición de forma 100% digital.

Así no tendrás que disponer de archiveros para almacenar toda esta información y papeleo. Tampoco deberás crear decenas de carpetas para realizar un seguimiento desde el almacenamiento virtual de tu empresa.

3. Revisa los pagos

Los pagos de seguridad social se realizan por cuenta propia de los trabajadores independientes. No obstante, las empresas son las encargadas de vigilar el cumplimiento de la norma.

Por ende, es tu responsabilidad realizar los cálculos del monto por el cual cada independiente debe cotizar. Y siempre necesitas verificar que el tercero esté haciendo el pago correctamente.

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4. Realiza un pago adecuado

Cuando las empresas cuentan con una fuerza comercial externa u otro tipo de terceros que les prestan sus servicios personales, deben garantizar el pago de honorarios, comisiones e incentivos a estos trabajadores. Esto implica realizar los cálculos del pago de impuestos nacionales y municipales, como retefuente y reteica, según como lo señalan los artículos 103, 105 y 383 del Estatuto Tributario.

Para un perfecto control y gestión de los procesos de pagos a trabajadores independientes, Pluxee Terceros, antes Nexoz, es la solución ideal porque:

Automatiza estos pagos a través una plataforma digital.
Garantiza el pago de seguridad social (salud, pensión y ARL) del tercero.
Realiza las retenciones adecuadas y permite la deducibilidad del gasto.

5. Dinamiza el pago a independientes con Pluxee Terceros, antes Nexoz

Como ya te mencionamos, Pluxee Terceros, antes Nexoz, es una plataforma 100% digital y segura que administra el pago de incentivos, honorarios y comisiones de terceros. Así, te ayuda a cumplir con la normatividad del pago a contratistas y trabajadores independientes. Con nuestra solución:

Evitas el papeleo y los grandes cálculos en el pago de contratos de prestación de servicios con personas naturales u otro tipo de contratos no laborales.
Cumples con toda la normatividad vigente desde lo laboral y lo tributario.
Generas trazabilidad y optimizas los esfuerzos de tus áreas administrativas y contables.
Mitigas riesgos tributarios, laborales y reputacionales. De este modo, perfeccionas las relaciones comerciales con los trabajadores independientes y contratistas.
Garantizas la deducibilidad del gasto en tu declaración de renta correspondiente al pago de terceros.

Herramientas y recursos para la seguridad social para independientes

Para garantizar una administración efectiva de las obligaciones de seguridad social para independientes, existen varias herramientas y recursos que pueden facilitar este proceso:

Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA): es una plataforma que permite la liquidación y el pago electrónico de aportes a seguridad social.
Ministerio de Salud y Protección Social: ofrece directrices claras y actualizadas sobre los requisitos y procesos para el pago de la seguridad social.
Superintendencia Nacional de Salud: brinda soporte y supervisión en temas relacionados con la salud y la seguridad social en Colombia.
Pluxee Terceros: es una solución tecnológica que simplifica la gestión del pago de honorarios, comisiones e incentivos de trabajadores independientes. Siempre asegura que se cumplan todas las normativas legales y tributarias.
Asesores legales y contables especializados: son profesionales que pueden ofrecer asesoría personalizada. Así, será posible manejar las especificidades de la seguridad social para independientes.

Entonces, ya sabes todo sobre la seguridad social para independientes en tu empresa. En Pluxee somos tu aliado estratégico, ¡así que aprovecha nuestras soluciones para potenciar este proceso!