Aprende en qué consiste la legalización de gastos en tu empresa

22 Enero 2024

En el mundo de la gestión financiera, la legalización de gastos emerge como un proceso esencial para garantizar la transparencia y la conformidad en cada transacción.

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Toda área administrativa y contable de una empresa sabe la ardua tarea que es legalizar facturas en cada cierre contable para garantizar la deducibilidad de los gastos en la declaración de renta.

Sobre todo, si en la empresa se manejan los gastos administrativos a través de dinero efectivo y consignaciones a las cuentas de los colaboradores.

Allí el resultado es una torre de facturas físicas que debes legalizar manualmente una a una, corriendo el riesgo de que muchas de ellas no cumplan con los requisitos que establece el Estatuto Tributario.

Por eso, en este artículo queremos contarte más acerca del proceso de legalización de gastos corporativos y cómo es posible hacerlo de una manera óptima, rápida y segura, garantizando que tu empresa no tenga que pagar más impuestos por cuenta de un mal manejo.

¿Qué se entiende por viáticos y gastos de representación?

¿Cómo legalizar los gastos corporativos para que sean deducibles?

Legalizar estos gastos corporativos son un dolor de cabeza para el área administrativa y contable, pues para poder deducirlos en la declaración de renta se debe contar con el soporte necesario, es decir, facturas que cumplan los requisitos del artículo 771-2 del Estatuto Tributario:

Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
Fecha de expedición.
Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
Valor total de la operación.

Cumplir con estos requisitos puede ser complejo si se tratan de facturas físicas que el colaborador reciba en establecimientos que no cuenten con este tipo de soportes. Por eso, queremos contarte cuál es el método más adecuado para gestionarlos.

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¿Cuál es la mejor opción para controlar y legalizar los gastos corporativos?

Con las tarjetas Pluxee Gastos, antes Gastos Pass Corporate podrás cubrir las necesidades del personal que deba desplazarse y realizar sus labores por fuera del lugar habitual de trabajo (viáticos y gastos de representación).

Con esta solución, podrás controlar dónde, en qué momentos y hasta cuánto pueden gastar tus colaboradores. Y así, prevenir fraudes y evitar el malestar del personal por gastos no aprobados.

Además, evitas la entrega de dinero en la cuenta del colaborador o bajo su nombre, así no será considerado ingreso tributario, por ello no tendrán lugar a retención en la fuente, ni hará parte de su declaración de renta.

Tus colaboradores podrán usar nuestras tarjetas en una amplia red de comercios de transporte, alimentación, alojamiento o en aquellos gastos que le permitan un mejor y mayor relacionamiento con los clientes.

Pluxee Gastos, antes Gastos Pass Corporate vs. tarjetas de crédito bancarias y dinero efectivo

A continuación, te presentamos un comparativo donde podrás ver las diferencias entre dar a tus colaboradores tarjetas Pluxee Gastos, antes Gastos Pass Corporate para los viáticos y gastos de representación versus las tarjetas de crédito bancarias y dinero en efectivo o consignación:

Características	Pluxee Gastos	Tarjeta de crédito bancarias	Dinero en efectivo o consignación
Legalización/ deducción de gastos	Entrega un certificado que permita deducir todos los gastos, sin necesidad de presentar una factura por cada compra	Se debe legalizar cada gasto a través de la factura electrónica correspondiente por cada transacción generando un gran desgaste administrativo.	Se debe garantizar manualmente cada factura sin garantizar la deducción del gasto aumentando los trámites.
Gastos asociados a las tarjetas	Ahorra los gastos bancarios asociados a las tarjetas de crédito de Pluxee asume todos valores	La mayoría genera cobro de 4x1000 además de otros gastos bancarios como cuota de manejo, intereses, comisión e IVA sobre la comisión.	No aplica.
Control de consumo	Controla los gastos delimitando la categoría de comercios y garantizando los requisitos para la deducción.	No se puede garantizar causalidad y necesidad del gasto. Permite comprar cosas que no se pueden legalizar/deducir.	No tienes control del tipo de compras que se realicen con el dinero.
Reconocimiento del gasto	Con Pluxee Gastos los consumos siempre serán a nombre de la compañía. No afecta tributariamente al trabajador.	Si esta al nombre del trabajador, los consumos se pueden convertir en ingreso y gasto para la persona natural.	El trabajador corre el riesgo de que el dinero se tome en cuenta como ingreso propio.
Seguridad	Se solicitan en línea y se recibe sin saldo, evitando perdidas y robos.	Es mucho susceptible de perdida y no se puede recuperar una vez extraviado.	Es mucho más susceptible de perdidas y robos.

Ventajas de manejar los gastos corporativos de tu empresa con Pluxee Gastos, antes Gastos Pass Corporate de Pluxee, antes Sodexo

Pluxee Gastos, antes Gastos Pass Corporate te permitirá:

Evitar la entrega de dinero en efectivo.
Reducir la posibilidad de fraudes y fugas de dinero.
Agilizar la legalización de gastos.
Facilitar la labor de tus colaboradores.
Brindar múltiples soluciones a través de un solo medio de pago.
Centralizar la gestión de gastos en un solo lugar.
Garantizar la deducción de gastos.
Determinar el valor de carga mensual que consideres necesario.

Legalización de gastos si tu empresa declara IVA

Como ventaja adicional de Pluxee Gastos, antes Gastos Pass Corporate, te contamos que con esta solución recibirás un certificado que discrimine el IVA. Sabemos que los gastos para las empresas son gastos de compañía y este certificado es el único medio que constituye reconocimiento fiscal para costos, gastos e impuestos descontables (decreto único reglamentario 1625).

Esto reducirá notablemente el trabajo administrativo, pero lo más importante: permitirá tener un mayor control de los gastos, garantizando que estos puedan deducirse y evitando las fugas de dinero en tu empresa.