Declaración de renta en Colombia: efectos en tu equipo

¿Qué es la declaración de renta en Colombia?

Declarar renta es un deber fiscal que aplica tanto a personas naturales como personas jurídicas. En el territorio colombiano, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) es el órgano encargado de establecer los requisitos para cumplir con esta obligación.  

¿Cuáles son los requisitos para realizar la declaración de renta en Colombia?

En general, realizar la declaración de renta en Colombia es un proceso relativamente simple. Estos son los pasos que debes seguir (Villa, 2024): 

• Tener actualizados en el Registro Único Tributario (RUT) los datos de domicilio, correo electrónico, actividad económica y número de teléfono.
• Tener disponible una firma electrónica, usuario y contraseña para acceder al Servicio Informático de Diligenciamiento de la DIAN.
• Contar con los documentos necesarios para establecer el patrimonio, certificados al 31 de diciembre de 2023. Esto incluye comprobantes de inversiones, facturas de compras, escrituras de propiedades, estados de cuenta predial o cualquier otro documento que sea pertinente.
• Reunir los documentos para calcular los ingresos del año 2023. Es decir, el certificado de ingresos y retenciones, los certificados de indemnizaciones y rendimientos financieros, u otros.
• Firmar y presentar electrónicamente el formulario. Si se debe pagar, hay que realizar el pago antes del plazo establecido. Es importante revisar las fechas para declarar renta en el calendario tributario vigente con el objetivo de evitar retrasos. 

Criterios para la declaración de renta en Colombia en 2024

Si te has preguntado “¿cuándo debo declarar renta en 2024?”, la respuesta depende de algunos factores. La obligación para este año estará sujeta a los umbrales de ingresos y patrimonio que se detallan a continuación (DIAN, s. f.):  

• El patrimonio bruto al 31 de diciembre de 2023 fue superior a $190.854.000.Durante el año 2023 los ingresos brutos fueron iguales o mayores a $59.377.000.
• En 2023 los gastos con tarjeta de crédito superaron los $59.377.000.El valor total de las compras y consumos fue mayor a $59.377.000.
• El total acumulado de las consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras excedió los $59.377.000.
• Se es responsable del impuesto sobre las ventas (IVA) al 31 de diciembre de 2023.

El proceso de declaración de renta en Colombia, además de ser un requisito legal, puede impactar profundamente las finanzas personales de tus empleados. Por eso, es tan necesario que los ayudes a responder la pregunta “¿cómo saber si debo declarar renta?”. Esta información los ayudará a cumplir con sus obligaciones tributarias y a gestionar mejor sus recursos. 

Impacto de la declaración en las finanzas de tus colaboradores

La información ingresada en el formulario puede influir en el monto del impuesto de renta o en la posibilidad de obtener un reembolso. Tus empleados podrían beneficiarse de aplicar ciertos ajustes que reducen su carga tributaria en su declaración de renta en Colombia. Estas son algunas de las deducciones más comunes (Morales, 2024; Saavedra, 2024): 

• Gastos de salud: aquí se incluyen los pagos por servicios médicos, medicina prepagada y seguros de salud, a través de entidades competentes. Todos estos reducen la base gravable y alivian el impacto financiero.
• Aportes a pensiones: las contribuciones a fondos de pensiones obligatorias o voluntarias son deducibles. Esto puede disminuir la base gravable del impuesto sobre la renta.
• Gastos educativos: los desembolsos relacionados con la educación, tanto propios como de dependientes, son deducibles en la declaración de renta en Colombia.
• Intereses de créditos hipotecarios: los pagos por este concepto son objeto de deducción.  

En Colombia, los pagos por alimentación pueden ser deducibles en ciertos casos. Si la alimentación se suministra como parte del salario en especie, es decir, como un beneficio adicional al salario monetario, estos pagos pueden ser deducibles.  

Además, si una parte del salario se recibe como alimentación, este valor debe ser reportado en la declaración de renta como un ingreso no gravado. Estos pagos en la renta figuran como ingresos NO GRAVADOS (hasta 41 UVT´s). 

Conocer y aplicar estas deducciones puede resultar en un ahorro considerable al presentar la declaración de renta. Esto, a su vez, favorece la salud financiera de los contribuyentes. Para ilustrarlo, imaginemos a un empleado que gana $70.000.000 al año y tiene gastos deducibles por $20.000.000. Si no conoce las deducciones, podría terminar pagando un tributo sobre un monto imponible más alto de lo necesario. Sin embargo, si está bien informado y aplica los importes deducibles correctamente, podría disminuir su base gravable. En consecuencia, la cantidad que debería pagar en la declaración de renta en Colombia sería más baja. 

Recomendaciones para una mejor gestión de las finanzas personales

Como empleador, puedes tener un impacto importante en la educación financiera de tus colaboradores. La idea es que realicen de manera correcta su declaración de renta 2024 (FasterCapital, 2024; Mezura, 2023):

• Organiza sesiones informativas sobre temas como qué es la declaración de renta, quiénes declaran renta y cómo efectuar el proceso sin errores. Invita a expertos fiscales para que expliquen los cambios recientes, los topes para declarar renta y las implicaciones para tus empleados.
• Proporciona herramientas y recursos para la oportuna planeación tributaria. Ofrece acceso a calculadoras de impuestos y guías sobre deducciones y beneficios tributarios.
• Considera implementar programas de asistencia financiera, como asesoramiento personalizado sobre temas fiscales y de planificación financiera.
• Ofrece talleres prácticos con directrices y orientaciones para completar adecuadamente los formularios, maximizar las deducciones y comprender las normativas fiscales con especial atención a quienes no están familiarizados con las herramientas tecnológicas.
• Mantén a tu equipo de trabajo informado sobre los cambios en la legislación fiscal. Ayúdalos a que estén al tanto de temas laborales como el salario en Colombia, los bonos de alimentación o cualquier otro. Envía actualizaciones periódicas y programa encuentros para capacitarlos cuando sea necesario. 

Éxito empresarial y declaración de renta en Colombia

Una fuerza laboral bien informada y financieramente saludable puede contribuir enormemente al éxito de tu empresa. Ayudar a tus colaboradores en la declaración de renta en Colombia es una acción que favorece su bienestar general. En definitiva, facilita la gestión de sus finanzas personales e impacta positivamente en la productividad. 

Y, con referencia al bienestar financiero, ¿sabías que con Pluxee Canasta puedes reestructurar el salario de tus colaboradores entregándoles un beneficio tributario, sin afectar sus condiciones contractuales? 

Así, tu colaborador recompone su salario y lo que le entregues en Pluxee Canasta, no constituirá como ingreso tributario en su declaración de renta.  

¿Cómo apoyarte en el Artículo 387-1 del Estatuto Tributario?

El Artículo 387-1 del Estatuto Tributario, establece que los vales de alimentación NO constituyen ingreso tributario para el trabajador, por lo tanto, no están sujetos a retención en la fuente, ni impuesto de renta.  

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