Novedades con el documento soporte para los no obligados a facturar

11 Enero 2024

La DIAN, en búsqueda de poder continuar con el proyecto que tiene como objetivo la digitalización de los documentos fiscales en Colombia, expidió el pasado 30 de diciembre de 2021 la Resolución 000167 en la cual definió los lineamientos para la expedición electrónica del documento soporte.

En la resolución publicada por la DIAN se inicia con el siguiente párrafo donde se explica el objetivo de la misma:

“Por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, para su transmisión electrónica…”

Esta resolución busca que sean las empresas las encargadas de expedir el documento soporte (comúnmente denominado cuenta de cobro electrónica) cuando adquieran productos o servicios de sujetos que no están obligados por ley a expedir factura. Como tal, en el apartado 6.1.1 del anexo técnico de la resolución se especifica que el documento soporte:

Es un documento electrónico que constituye el soporte de los costos y deducciones en el Impuesto sobre la Renta y Complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, derivado de la adquisición de bienes y/o servicios a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente; el cual se deberá generar por parte del adquirente de los mencionados bienes y/o servicios, para su posterior transmisión para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.”

-DIAN.

Este cambio que traerá para las compañías una modificación considerable en su manera de gestionar los procesos con terceros, debía comenzar a tener vigencia el 2 de mayo de este año, pero fue la misma entidad responsable quien anunció la ampliación del plazo, dejando constancia que entraría en rigor el próximo 2 de agosto.

En este punto, quizás te estarás preguntando:

¿Qué beneficios trae la Resolución 000167 para las empresas?

La respuesta está en la misma Resolución y aclara que las ventajas más importantes para las empresas están en:

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Si bien lo descrito como beneficios anteriormente, será muy favorecedor para las empresas, también es cierto que al tener ahora la obligación de generar y transmitir los documentos soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, puede llegar a convertirse en un trabajo adicional para el área que gestiona los terceros y trabajadores independientes en tu compañía.

En la misma normatividad, se expresa que la única excepción para no tener que generar el documento soporte es cuando se trate sobre una importación de bienes.

¿Qué datos se deben poner en los documentos soportes o también llamados cuentas de cobro electrónicas?

Sobre esto, la resolución es más que clara y establece que en los documentos soporte deben tener y dejar por escrito lo siguiente:

Deben estar denominados como documentos soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
Tener la fecha de operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio. Si se llegase a tratar de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario (RUT), el requisito del Número de Identificación Tributaria (NIT), se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
También deberá contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del adquirente de los bienes o servicios.
Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la DIAN.
Tener descripción específica del bien o servicio prestado.
Detallar el valor total de la operación, discriminando el valor del impuesto sobre las ventas IVA, cuando se requiera.

Sobre los datos descritos anteriormente, es importante recordar que de llegarse a cometer un error en la expedición de los documentos soportes, la DIAN los rechazaría en el proceso de validación.

Cabe aclarar que el proceso tecnológico descrito en el anexo técnico sobre los documentos soporte, se mencionan cinco pasos, los cuales son:

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Luego de leer los aspectos más importantes de la Resolución 000167, queda más que claro que las responsabilidades que tendrás como empresa al adquirir un producto o servicio de un sujeto no obligado a facturar de manera electrónica, serán más.

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