¡Gestionar los gastos de una empresa con Pluxee Gastos, antes Gastos Pass Corporate es eficiencia!

Te contamos cómo puedes controlar los gastos de una empresa y cómo facilitar la gestión con nuestra solución a la medida.

En las empresas, como en nuestros hogares, consideramos un gasto a toda suma de dinero que debemos pagar y que impacta directamente sobre nuestros presupuestos y liquidez.  

Hay de muchos tipos: gastos administrativos, de producción, de inversión; pero, en general, todos influyen en la reducción del margen de ganancia de una compañía.  

¿Y qué pasa cuando no controlamos lo que gastamos? Podemos caer en el derroche, en la ineficiencia e, incluso, llegar a tener serios problemas financieros.  

Por eso, queremos contarte para qué sirve una gestión eficiente de los gastos corporativos y cómo, en Pluxee, antes Sodexo, te ayudamos a hacerlo más fácil.

Para qué sirve la gestión de gastos de administración

No importa el tamaño de tu empresa: conocer cuáles son tus gastos fijos y extras, y controlar los topes y límites, será clave para mejorar el rendimiento y la productividad.  

Aunque no sea posible destinar los asuntos financieros y contables a un único departamento, es importante que tengas por lo menos a una persona encargada de monitorear los costos y gastos de la empresa.  

¿Por qué?

Llevar un control riguroso del volumen del gasto te va a permitir analizarlos mejor y entender de qué forma impactan sobre la rentabilidad y el desarrollo del negocio, para así poder tomar decisiones basadas en datos.

Veamos entonces cómo puedes hacerlo.  

Lee también: Estrategias para recortar gastos de una empresa a corto plazo.

Pasos para gestionar los gastos corporativos de manera eficiente

Identifica el tipo de gastos

Aparte de los costos directos de producción, reconoce cuáles son los gastos fijos y los gastos extras que tu empresa debe hacer, sí o sí, para que funcione correctamente. Mira este ejemplo:

Gastos fijos:

• Compra de material de oficina (gastos de papelería).
• Arriendos de inmuebles y equipos.
• Gastos de servicios públicos.
• Gastos financieros y administrativos.
• Nóminas, salarios y seguridad social.
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Gastos extras (variables):  

• Servicios prestados por trabajadores independientes.
• Gastos de viajes empresariales.
• Gastos de representación.
• Atención a clientes.
• Mantenimiento y reparaciones de equipos o instalaciones.
• Gastos de movilidad propios de la empresa y su actividad.

Haz una política y un presupuesto de gastos

Luego de que tengas la lista de todos esos posibles gastos, crea (si aún no lo tienes) un presupuesto mensual, semestral y anual, que incluya los gastos fijos.  

Para los gastos extras, puedes estimar un presupuesto acompañado de una política que incluya:

• Topes máximos a pagar en alimentación o transporte.  
• Formas de pago de los gastos corporativos.  
• Requisitos para la correcta legalización de gastos.  
• Tipo de gastos que la empresa no puede cubrir.  
• Excepciones.  

Por ejemplo, podrías limitar el presupuesto mensual de invitaciones a restaurantes por comercial; o un tope máximo del valor de una noche de hospedaje o una cena, para el caso de los viajes empresariales. 

Comprueba que cada gasto cumpla la política

Para asegurarte de que tu política de gastos corporativos se cumpla, debes revisar la razón de cada gasto. Puedes hacerlo de dos formas:

• Después del gasto: consiste en verificar, manual o automáticamente, el sustento del gasto (factura) y aprobarlo en caso de que cumpla con la política.  
• Antes del gasto: anticipar el gasto a través de un medio de pago (como la tarjeta) que solo permita hacer aquellos consumos definidos por la empresa.  

Evalúa los resultados de los gastos de tu empresa

Una vez cierres el año, haz una evaluación para revisar si tu cálculo inicial se cumplió y analizar qué tipo de gastos se están saliendo del presupuesto y por qué. 

Esto te servirá para crear un nuevo presupuesto más aterrizado o ajustar ciertas políticas que no se estén adecuando a las necesidades de tus equipos de trabajo.